KAKO VODITI (POSLOVNI) SESTANEK?

V vsaki organizaciji, podjetju se vodje, kot tudi zaposleni slej kot prej vprašajo ali so njihovi sestanki efektivni in kako uspešni so.

Ste se kdaj vprašali, zakaj je sploh pomembno kakšen je sestanek?

Namreč tako zelo pomembni so, ker omogočajo zaposlenim pridobiti informacije o dogajanjih v organizaciji in informacije o nosilcih nalog, hkrati pa omogočajo skupno dogovarjanje, načrtovanje in preverjanje. Velikokrat pa se zaposleni  pritožujejo, da so sestanki neuspešni. Pogosto zapuščajo sestanke z enakimi vprašanji, kot so jih imeli na začetku. Zato sem vam pripravila nekaj predlogov kako se soočiti z vodenjem le-teh.

Začnimo na samem začetku. Kako pričeti?

1. Vsem povejte, za kaj gre na srečanju. Večina ljudi je “nastavljenih” na “WIIFM” – What’s in it for me? Se pravi, kaj meni osebno to pomeni.
2. Spodbujajte pozitivnost. Kako začnete sestanek, ponavadi določa, kako bo potekal tudi njegov preostanek.
3. Delite statistiko s svojimi zaposlenimi. Dejstva ljudi prepričajo.
4. Povejte zgodbo.

Zgodba lahko nauči moralno pomembno lekcijo ali celo nasmeje ljudi. Tako kot citat ali statistiko, bi morali deliti zgodbo, ki je nekako povezana s srečanjem. Vendar imate tukaj malo več prožnosti. Lahko na primer delite zgodbo o uspehu; nekaj, kar je šlo dobro pri stranki ali članu ekipe, ki je presegel klic dolžnosti. Ali pa se lahko pogovorite o nečem, kar ste nedavno prebrali, o izjemno uspešnem uvajanju izdelkov, zaradi česar ste znova premislili o strategiji, ki ste jo sprva zastavili. Ljudje se ponavadi dobro povežejo z anekdoto, ne glede na kontekst. Da ne omenjam, da se v miselni proces vmeša srce, ne le um.

Da pa bo vaš sestanek zares uspešen, mora imeti jasen namen. Le tako “boste” prepričali svoje ljudi.

• Ugotovite, ali res potrebujete sestanek.
• Izberite udeležence srečanja, ki lahko nekaj prispevajo, imajo dodano vrednost.
• Ustvarite in delite dnevni red s povabljenimi.
• Določite razpored za največjo angažiranost.
• Spodbujajte udeležbo – večkrat opomnite zaposlene, pošljite vabilo nekaj dni vnaprej, da se lahko ljudje lažje zorganizirajo.
• Bodite prijazni in omogočite ljudem možnost tudi online udeležbe.

Če se boste poslužili verziji sestankov na daljavo, pa vam priporočamo da si ogledate video posnetek s kar nekaj top “tips and tricks” kako izgledati dobro na Zoom sestankih.

Na temo virtualnih sestankov pa smo pisali tudi pri nas v času koronakrize, ko smo se še soočali z neznanjem in prilagajanjem na tovrstni način izvedbe dela. Tukaj pa lahko poleg nasvetov vodjem za bolj organizirane virtualne sestanke, najdete tudi nekaj predlogov delavnic, seminarjev.

Za konec pa še “top 7 praks”, ki vodijo k bolj produktivnim sestankom in boljši porabi našega časa. Ko pa sem ravno pri času, si lahko preberete tudi blog z nasveti kako upravljati z njim.

1. Vsako vabilo na sestanek naj bi vsebovalo jasno jasen dnevni red in želeni rezultat sestanka.
2. Če je ustrezno, pošljite predhodno gradivo. Ne zapravljajte časa na sestanku s tem, da si udeleženi prebirajo vnaprej pripravljeno gradivo, ki bi ga že lahko predelali. Nasvet: Gradiva, predstavitev ipd. tudi ne berite vi, kot vodja sestanka. Pošljite v naprej.
3. Ne privzemi 30 – minutnega sestanka. Ali ga je mogoče opraviti v 15 minutah? 20? 25?
4. Vsaj nekaj sestankov spremenite v telefonske klice, da jih lahko opravite med hojo. Nobenega zakona/pravila ni, da se mora vsako srečanje zgoditi na Zoom-u, Teams-ih itd.
5. Po sestanku mora vodja le-tega poskrbeti, da so odločitve sprejete in da se jim dodelijo dejanja ter izvedenci.
6. Za “trdo” delo blokirajte čas v koledarju. Ne predvidevajte, da se bo to zgodilo šele, ko bodo vsa srečanja končana, zlasti ker se sestanki samo kopičijo.
7. Vzemite si 60 – sekundni odmor med sestanki, da zadihate, se raztegnete ali spomnite, za kaj ste hvaležni.

Upam, da vam bodo nasveti prišli prav in vam omogočili sproščene, produktivne ter uspešne sestanke. Na prvem mestu pa je seveda vaša pristnost, energija in želja po uspehu. Vaša prezenca. Za še več nasvetov za vaš nastop pa si preberite blog o pripovedovanju vaše zgodbe in pa blog o javnem nastopanju. 

Vso srečo!