Kako upravljati s svojim časom?

Najprej opredelimo »Upravljanje časa«. To je proces organiziranja in načrtovanja časa med posebne dejavnosti.

Dobro upravljanje časa vam omogoča pametnejše delo – ne težje. Kaj s tem mislimo?

• V krajšem času naredimo več. To pomeni, da smo učinkovitejši, če nadzorujemo preživljanje svojega časa. Bolj se osredotočimo na pomembne naloge, boljša osredotočenost pa vodi tudi k boljši učinkovitosti.
• Sprejemamo boljše odločitve, ker nam primanjkljaj veščin upravljanja s časom pušča malo časa za razumevanje in napovedovanje vpliva naših odločitev.
• Ko izkoristimo čas, lahko delujemo bolje, sprejemamo učinkovitejše odločitve in ločimo med pomembnimi ter “nesmiselnimi” nalogami. Tovrstna sposobnost prepoznavanja in osredotočanja na pomembna področja bo sčasoma vodila do večjega uspeha v življenju.

Seveda to ne pomeni, da imamo na voljo dodatne ure v dnevu. Vendar pa bolje izkoristimo ure, ki jih že imamo. Neupravljanje časa škoduje naši učinkovitosti in povzroča stres. Kdo bi si to želel?

Kako torej postati boljši časovni menedžer? Nasvetov in orodij zagotovo ne manjka. Toda večina teh domneva, da oseba že ima osnovne veščine upravljanja časa. Poenostavljeno povedano, uporaba aplikacije za upravljanje časa ne bo naredila veliko razliko.

Obstajajo tri pomembne veščine, ki jih morate obvladati:

• Zavedanje: realno razmišljanje o svojem času z razumevanjem, da je omejen vir.
• Organizacija: oblikovanje in organiziranje vaših ciljev, načrtov, urnikov ter nalog za učinkovito uporabo časa.
• Prilagoditev: spremljanje porabe časa med opravljanjem dejavnosti, vključno s prilagajanjem, prekinitvam ali spreminjanjem prioritet.

Kako gradimo te veščine?

Prvič, pri razvoju zavedanja gre za razumevanje, kako resnično delate. No bullsh*t.

• Poiščite svoj optimalni delovni čas. Najmanj teden dni opazujte svojo energijo in koncentracijo. Vsi poznamo zgodnjo ptico in nočno sovo, vendar je še veliko več. Ko natančneje pogledate, boste videli, v katerem času dneva ste najbolj produktivni, pa tudi v povezavi z drugimi dejavniki, kot so čas kosila, prostor, v katerem ste, ljudje okoli vas, vaš menstrualni cikel (če to doživljate) itd. Razdelite si dan v kose in poiščite svoj optimalni delovni čas.
• Časovno merite svoje naloge in bodite realni. Zapišite si, koliko časa potrebujete za dokončanje določenih nalog. Ocenite, kako dolgo mislite, da bo trajalo in kako dolgo je dejansko trajalo. To vam bo pomagalo pozneje v fazi načrtovanja.

Nato razvijamo organizacijske sposobnosti. Tu se vse vaše raziskave združijo v strukturiran načrt.

• Da, Eisenhowerjeva matrika. Če povemo drugače, prioritizirajte! Ni vse pomembno in nujno. Navedite svoje naloge, sezname opravil in sestanke ter nato uporabite matriko.
• Ne podcenjujte svojih nalog. Ko oblikujete načrte, prosite za povratne informacije o rokih, ki ste jih določili. Še posebej, če naloge prenašate na sodelavce. Vaša matrika mora ustrezati tudi vaši ekipi.
• Razčlenite svoje naloge. Še posebej, ko gre za velike projekte ali naloge, jih razčlenite na manjše naloge in jih opravite eno za drugo.
• Uporabljajte aplikacije in druga orodja za organiziranje. Izkoristite orodja in izberite tistega, ki vam ustreza. Morda je za vas časovno blokiranje z uporabo Googlovega koledarja ali pa ste oseba za staromodno pisalo ter papir. Karkoli že je, vam ne bo pomagalo, če ga ne uporabljate pravilno, kar pomeni, če niste storili prej omenjenih korakov.

Nenazadnje tudi razvoj sposobnosti prilagajanja. Te spretnosti pridejo v poštev v situacijah z visokim pritiskom, da se izognete vznemirjenosti, tesnobi ali raztresenosti.

• Preizkusite tehniko “pomodoro” ali kaj podobnega. Časovnik nastavite na 25 minut in se osredotočite na eno nalogo, dokler časovnik ne zazvoni. Nato naredite 5-minutni odmor in ponovite. Bistvo tovrstnega pristopa je, da se po nagradi, v tem primeru premoru, maksimalno potrudite, da se izognete ​​odlašanju. Še posebej, če se vam zdijo naloge prevelike/pretežke.
• Eksperimentirajte z aplikacijami in tehnikami za upravljanje časa. Kar deluje za vas, morda ne bo delovalo za druge. Kar zdaj deluje, kasneje morda ne bo delovalo. Kar vam ustreza, morda ne bo ustrezalo celotni ekipi. Izberite orodje in ga nekaj časa uporabljajte, ocenite uspeh ter po potrebi zamenjajte. Vedno se spomnite, da mora korist presegati stroške, kar pomeni, da uporaba orodja ne bi smela biti še ena stvar na vašem seznamu opravil.

Skratka, hitrih rešitev ni. Ni čarobne aplikacije, ki bi opravila delo namesto vas. Prednost morate dati upravljanju časa, da boste lahko učinkovitejši pri delu in imeli več časa za osebno življenje. Ker »Čas je najdragocenejša stvar, ki jo človek lahko zapravi”. – Teofrast.